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안녕하세요. 법무법인 비츠로의 부동산전문변호사 이찬승입니다.
집합건물의 관리단 집회를 개최하면 대부분의 경우 입주민들의 출석률이 매우 저조합니다. 전체 입주민 중 10%도 참석하지 않는 경우가 태반입니다. 단순히 출석률만 저조한게 아니라 관심조차 없는 경우가 많습니다.
현실이 이렇기 때문에 관리단 집회에서 과반 결의를 얻기란 결코 쉽지 않습니다. 무턱대고 관리단 집회를 소집해봤자 과반에는 턱없이 모자라게 될 것입니다.
그래서 관리단 집회에서 결의를 얻고자 입주민들로부터 결의서면(서면결의서나 위임장)을 사전에 받을 수밖에 없습니다. 그마저도 단기간 내에 과반에 이르는 양을 받기란 쉽지 않고 더욱이 집회 당일 과반을 달성할 수 있을지도 장담할 수 없습니다.
※ 결의서면을 사전 집계, 사전 개표하는 경우 위법하다는 일부 하급심 판결이 있어 주의해야 합니다.
만약 관리단 집회에서 결의안건을 상정하고 의결하려 했으나 의결정족수(과반)에 이르지 못해 부결된다면 입주민들로부터 작성받은 결의서면의 효력은 어떻게 될까요?
원칙적으로는 관리단집회 결의를 위해 제출받은 결의서면은 그 집회의 결의를 위해서만 사용되어야 하고 재사용하는 것은 허용되지 않습니다.
대부분의 하급심 판결에서도 이처럼 한번 집회 결의에 사용된 결의서면은 재사용할 수 없다는 취지로 판단하였는데, 여기에 단서는 결의서면 제출자의 명시적 동의가 있다는 등의 특별한 사정이 없는 한 재사용할 수 없다는 것이었습니다.
그래서인지 최근에는 결의서면 양식에 아예 재사용할 수 있다는 문구를 넣어서 입주민들로부터 작성받는 경우가 많습니다.
예를 들면, ‘본 서면결의서는 해당 관리단집회에서의 결의가 부결되거나, 집회가 무산되는 경우 향후 동일한 안건을 결의 목적으로 하는 관리단집회에서도 유효함’ 이런 취지의 문구를 넣는 것입니다. 이런 경우라면 결국 법원도 결의서면의 재사용을 위법하다고 보기 어려울 수 있겠으나 보다 구체적인 사실관계를 꼼꼼히 따져볼 필요가 있습니다.
실제로 입주민들 중에 이러한 문구까지 상세하게 읽어보고 인식한 상태에서 결의서면을 작성하는 경우가 얼마나 될까요? 대부분의 경우 누군가 입주민들을 위해 필요한 서류라고 하면서 요청하면 대충 읽어보고 작성할 것입니다.
더군다나 이러한 문구가 기재되어 있다는 사실만으로 결의서면의 재사용이 가능하다고 한다면 한번 결의서면을 작성받고 지속적으로 결의서면을 보충하면서 과반을 달성할때까지 집회를 계속 소집하는 방식을 취할 수도 있습니다. 그러는 동안 종전 결의서면을 작성해 준 입주민의 의사가 달라졌을지 여부는 알 수 없습니다.
결의서면의 재사용 문제는 종전 결의서면에 대한 철회의 문제와 함께 집합건물 관리단 분쟁에서 빈번하게 대두되는 쟁점입니다. 저는 개인적으로 집합건물의 관리단 집회 및 결의의 실태를 고려하면 결의서면의 재사용이나 철회 등의 효력은 엄격하게 판단되어야 한다고 생각합니다.
결의서면에 기재된 문구나 의사표시의 효력 발생에 관한 일반적인 민사법리에만 기초해서 판단하다보면 반대세력에서 관리단 집회의 결의를 무산시키고 방해하기란 매우 쉽습니다. 어차피 반대세력은 부결시키는 것이 목적이기 때문에 과반을 달성할 필요도 없습니다. 무엇보다도 이러한 부분은 공동주택관리법에서처럼 집합건물법에서도 보다 구체적으로 정하는 개정 입법이 시급합니다.
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