관리단집회 소집동의서부터 결의서까지 한번에 받아도 될까?

 

 

안녕하세요. 법무법인 비츠로, 부동산전문변호사 이찬승 대표변호사입니다.

 

 

집합건물의 관리단 집회에서 관리인을 선임하기까지 따라야 할 절차가 매우 많습니다. 특히 관리인이 없는 상태에서 초대 관리인을 선임하는 경우라면 더욱 그렇습니다. 관리인이 있는지 없는지 여부에 따라 관리단 집회 소집 절차가 달라지기 때문에 매우 주의해야 할 부분이기도 합니다.

 

 

관리단 집회의 소집권자는 원칙적으로 관리인입니다. 따라서 관리인이 있다면 후임 관리인을 선임하기 위한 집회를 현 관리인이 준비하고 소집하면 됩니다. 그러나 입주 이후 아직 관리인이 선임되지 않아 초대 관리인을 선임하기 위한 최초의 관리단 집회를 소집하여야 하는 경우​, 혹은 후임 관리인이 선임되지 않은 채로 관리인의 임기가 만료되었거나, 기타 다른 사정으로 관리인이 부재하는 경우에는 관리단 집회의 소집권자가 없게 됩니다.

 

 

 

 

이러한 경우 집합건물법에서는 전체 구분소유자의 5분의 1 이상이 관리단 집회를 소집할 수 있도록 정하고 있습니다. (집합건물의 소유 및 관리에 관한 법률 제33조 제4항) 그렇기 때문에 관리인이 없는 상태에서 구분소유자들이 관리단 집회를 소집하려면 우선 전체 구분소유자의 5분의 1 이상에 해당하는 소집동의부터 얻어야 하는 것이죠. 그 다음 관리인 선임이나 관리규약 제정(개정) 등에 관한 결의 안건에 대한 서면결의서 또는 의결권 위임장 등 결의관련서류를 징구하여야 합니다.

 

 

그런데 실무를 처리하다보면 많은 의뢰인분들(관리단 준비위원회 등)께서 집회소집동의서와 결의관련서류를 하나의 서류로 받기를 원하시는 경우가 종종 있습니다. 그 이유는 아무래도 입주자분들의 서류 작성에 따른 부담, 번잡함을 최대한 줄여드리려는데 있죠. 집합건물의 관리단 집회를 준비함에 있어서 여러 가지 난관이 있지만 그 중에 가장 큰 어려움은 무엇보다도 입주자분들의 ‘무관심’ 내지 ‘비협조’이기도 합니다. 그렇다보니 집회소집동의서와 결의관련서류를 한 번에 작성하도록 해서 어떻게든 최대한의 협조를 얻을 수 있다면 그러한 측면에서는 충분히 고려해볼만 합니다.

 

 

 

 

하지만 아무리 입주자들의 관리단 집회에 대한 적극적인 협조를 위한 목적이라 하더라도, 이처럼 집회소집동의서와 결의관련서류를 하나의 서류로 받게 되면 리스크가 존재하는 것도 사실입니다. 왜 그럴까요? 집합건물의 관리단 집회 관련하여 다양한 하급심 법원의 판결이나 결정을 보다보면 간혹 서면결의서를 결의 전 사전집계한 점을 위법하다고 보는 사례가 있습니다. 그 위법성의 구체적인 근거 또한 제각각이기는 한데, 대체로 헌법상의 보통, 비밀, 평등 선거원칙에 반한다는 점을 드는 것으로 보입니다.

 

 

 

 

아직 이해가 안되실 수 있으니 좀 더 풀어서 설명해보면, 관리단 집회 소집권자인 관리인이 없는 경우 전체 구분소유자의 5분의 1 이상이 소집동의를 하면, 그 동의한 구분소유자 전원이 집회 소집권자가 됩니다. 그러면 이후 5분의 1 이상의 구분소유자가 집회 소집권자로서 관리단집회소집통지를 하고 집회를 개최하여야 하므로 우선 집회 소집권자가 누구인지 확정이 되어야 하는 것이죠. 따라서 필연적으로 5분의 1 이상의 소집동의 여부가 확인, 집계되어야 하는데 집회소집동의서와 서면결의서가 하나의 서류에 있다면 결국 서면결의서가 사전 집계될 수 밖에 없습니다. 만약 반대세력에서 관리단 집회 결의의 효력을 부인하려고 한다면 이점을 위법 사항으로 주장할 수 있을 것이고 이는 서류 자체에 드러나는 사실이라 입증하기도 상당히 용이할 것입니다.

 

 

물론 그렇다고 하여 집회소집동의서와 결의관련서류를 하나의 서류로 만들어 징구하는게 언제나 위법하다고 볼 것은 아닙니다. 집합건물법에서 명시적으로 이를 금지하는 사항이 아니고 이에 관하여 따로 정하고 있는 내용도 없어서 이를 바라보는 재판부마다 관점이 다를 수 있습니다. 저는 물론 서면결의서의 사전집계를 위법하다고 보는 판단에 동조하지는 않습니다만 어찌되었건 리스크가 있는 것은 분명하므로 이 경우 최대한 리스크를 줄이기 위한 부수적 절차를 마련할 필요는 있을 것으로 보입니다.