관리단 집회, 결의 서면의 유효기간

 

 

안녕하세요. 법무법인 비츠로의 부동산전문변호사 이찬승 변호사입니다.

 

 

집합건물의 관리단 집회 결의는 일반적으로 전체 구분소유자 과반이 동의하여야 합니다. 즉 전체 구분소유자의 절반, 전유세대 면적 총 합의 절반을 넘는 동의를 얻어야 하는데 이는 결코 쉬운 일이 아닙니다. 특히 지식산업센터, 생활형숙박시설, 오피스텔 등 이른바 수익형 부동산이라 일컫는 집합건물의 대부분은 임대 목적이다 보니 구분소유자가 직접 해당 건물에 거주하는 비율이 상당히 적습니다.

 

 

그런데도 전체 구분소유자들을 구성원으로 하는 관리단에서 관리인 선임, 해임이라던가 관리방법의 결정이라던가 어떠한 의사결정을 하려면 반드시 구분소유자 절반 이상이 집회에 출석해서 동의해야 한다고 한다면 이는 현실적으로 불가능할 것입니다. 그래서 집합건물법에서는 구분소유자들의 서면을 통해 의결권을 행사할 수도 있고, 대리인이 집회에 출석해서 대신 의결권을 행사할 수 있도록 허용합니다.

 

 

 

 

그런데 저는 자치 관리단 구성에 관한 자문 업무를 수행함에 있어서 구분소유자들로부터 위임장을 받는 것보다 서면결의서를 받는 방법을 선호합니다. 여기에는 몇 가지 이유가 있습니다만 일단 의결권을 위임하는 경우 집합건물법상 1인이 전체 구분소유자의 과반을 대리할 수 없습니다. 그렇기 때문에 다수의 수임인을 내세워 위임장을 나눠 받아야 하는데 만약 다수의 수임인 중 1명이라도 관리단 집회에 출석하지 못하게 되면 해단 수임인에게 위임장을 작성해 준 구분소유자들의 의결권은 전부 행사할 수 없게 됩니다. 자치 관리단 구성을 위한 결의에 중대한 변수가 될 수 있고 리스크가 될 수 있습니다.

 

 

그렇기 때문에 전체 구분소유자 명의로 직접 작성한 서면결의서를 받는게 보다 안정적인 방법이라 할 것입니다. 그런데 집합건물에서 다수의 구분소유자들의 의사를 취합하기 어려운 만큼 과반 결의가 가능할 정도로 충분한 서면결의서를 수령하기까지는 상당한 기간이 소요됩니다. 구분소유자들의 거주 현황, 규합의 정도, 반대세력의 방해 여부 등에 따라 다르지만 길게는 6개월 가량 소요된 경우도 있습니다. 사실 이것도 저희가 전문적으로 준비해서 하는 경우이지 보통 관리단 비상대책위원회라던가 준비위원회와 같이 일부 구분소유자분들이 임의로 조직한 협의체에서 직접 준비하는 경우 1년이 넘게 걸리는 경우도 많습니다.

 

 

 

 

그런데 이러한 서면결의서는 한 번 작성되면 관리단 집회가 언제이건 사용할 수 있는 것일까요? 즉 처음 서면결의서를 받기 시작해서 과반 결의에 이를 만큼 취합되기까지 1년도 넘어서야 개최된 관리단 집회에서 1년도 더 전에 작성된 서면결의서를 결의 서류로 삼을 수 있을까요? 이는 실제로 관리단 집회 결의의 효력에 관한 소송에서 빈번하게 쟁점이 되는 부분입니다. 이와 관련하여 관련 법령이나 대법원 판례에서 정확하게 정해진 바가 없다 보니, 법원마다 판사님마다 보는 관점이 다소 다르기도 합니다.

 

 

그렇다 보니 저로서도 정확한 답을 내릴 수는 없지만 경험상 적어도 서면결의서 작성일로부터 1년이 넘지 않았다면 다소 기간이 오래되었다는 이유만으로 그 효력을 부인하지는 않는 것으로 보입니다. 다만 이는 서면결의서를 수령하는 기간 동안 다른 관리단 집회가 없었고 해당 서면결의서가 관리단 집회 결의 서류로 제출된 적이 없다는 전제여야 합니다. 실제로 시행사 측을 상대로 한 관리업무 방해금지 가처분 소송에서 시행사 측에서 수령한 서면결의서가 이미 종전 관리단 집회에서 의결 서류로 제출된 적이 있다고 주장하여 우리가(구분소유자) 주최한 관리단 집회에서의 효력을 배제시킬 수 있었습니다.

 

 

한편 집합건물법 제41조 제1항에 따라 관리단 집회를 개최함이 없이 오직 서면결의서만으로 결의하려는 경우에는 다르게 보아야 합니다. 이에 관해서는 대법원 판례에서 설시한 바 있는데, 집합건물법 제41조 제1항은 관리단집회에서 결의하는 것보다 엄격한 정족수를 요구하는 대신 서면에 의한 합의에 의하여 관리단집회가 열리지 않고도 결의가 있는 것과 동일하게 취급할 수 있도록 편의를 제공하는 것이므로 그 서면에 의한 합의를 얻을 수 있는 기간은 사회통념상 관리단집회의 결의가 있은 것으로 취급할 수 있을 정도의 합리적인 기간 내로 제한된다고 보아야 한다는 것입니다. 물론 위 대법원 판례로도 그 합리적인 기간이 어느 정도인지 정확하게 말하기는 어렵습니다만, 이 또한 적어도 1년은 넘지 않는 기간 정도로 대비함이 적정할 것으로 보입니다.